北海道テニス協会（以下「本協会」という。）は、自ら取り扱う個人情報を適切に保護すること、安全に管理することが、本協会の社会的責任であることを認識し、以下のとおり個人情報保護方針を定め、「個人情報の保護に関する法律」及び「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」並びに関係法令・規則、その他の規範等および本協会の定める個人情報保護に関する諸規程等を遵守し、個人情報の保護を推進します。
本方針は、本協会が加盟する公益財団法人日本テニス協会の「日本テニス協会個人情報保護方針」（2022年6月24日施行）を雛形として策定したものです。
1. 基本姿勢
本協会は、本個人情報保護方針を実行・維持するために、個人情報等の適正な取扱いと保護に関する協会内規程及び体制を定め、本協会の全ての役職員（以下「役職員等」）に周知徹底し、適切な運用がなされるよう維持、改善していきます。
2. 個人情報の取得について
本協会は、個人情報を取得する際は、事前にその利用目的を明確にしてご本人に通知しかつ公正な手段によって個人情報を取得します。
3. 個人情報の利用目的について
本協会は個人情報について、以下の利用目的の範囲内又はその取得状況から明らかである利用目的の範囲内で利用し、ご本人の同意がある場合又は法令で認められている場合を除き他の目的で利用しません。
- (1)テニス競技の普及、指導・育成および振興を図る公益目的の達成のため、本協会関連業務を遂行するため。
- (2)国内・国際テニス競技会の主催及び国内で開催されるテニス競技会の後援・公認に関する情報提供、勧誘行為を行うため。
- (3)その他上記２項に関する本協会の関連業務を安全かつ確実に遂行するため。
また本協会は個人情報に関し利用目的の通知を求められたときは、遅滞なく、これを通知します。但し以下の場合に該当する場合はこの限りではありません。
- (1)利用目的が明らかな場合。
- (2)利用目的を通知しまたは公表することにより、ご本人または第三者の生命、身体、財産その他権利利益を害する恐れがある場合。
- (3)利用目的をご本人に通知または公表することにより、本協会の権利または正当な利益を害する場合。
- (4)国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的をご本人に通知しまたは公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合。
4. 個人情報の第三者提供について
本協会は次の場合を除き個人情報を第三者に提供しません。
- (1)ご本人が同意されている場合
- (2)法令に基づく場合
- (3)ご本人が希望されるサービスを提供するために、本協会が業務を委託する業者に対して提供が必要な場合。
またご本人からのお申し出により、情報提供は停止します。但し特定個人情報等については、法令で認められている場合を除きいかなる第三者にも提供または開示することは致しません。
5. 個人情報の取扱いの委託
本協会は業務を円滑に進めご本人により良いサービスを提供するため、保有する個人情報等についてその取扱いを外部に委託する場合があります。その場合は個人情報等を適法・適正に取り扱っている者を選定し、委託先に対し必要かつ適切な監督を行います。
6. 個人情報の管理について
- (1)本協会は個人情報を正確かつ安全に管理します。
- (2)本協会は個人データの第三者提供を行う場合のトレーサビリティ確保について適正な対応をします。
- (3)本協会は第三者から個人データの提供を受ける場合のトレーサビリティの確保について適正な対応をします。
- (4)本協会は委託先においても常に監督し安全管理に努めます。
- (5)本協会は個人情報への不正なアクセス個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えいなどを防止するためコンピューター等に対する適正な情報セキュリティ対策等、必要な安全対策を講じます。
7. 個人情報の開示・訂正・追加・利用停止・消去について
本協会は、ご本人が自己の個人情報について、開示・訂正・追加・利用停止・消去等を求める権利を有していることを確認し、これらの要求がある場合は速やかに対応するとともに、ご本人からの苦情や相談に対して適正な対応をします。
8. 法令等の遵守について
本協会は個人情報保護に関する法令及びその他の規範を遵守します。
9. 本方針実行のための対応について
本協会は、この方針を実行するために組織、計画、実施、監査面での対応を行いこれを本協会役職員等に周知徹底させて実施し、維持し、継続的に改善します。
この方針は令和8年4月1日より施行します。
